Mit csinál a belső ellenőr?

Áttekintjük a szervezeti felépítést, alapító és működési dokumentumokat, belső szabályzatokat, gazdálkodási és pénzügyi folyamatokat, támogatásokat, beszerzéseket, szerződéseket, vagyongazdálkodást, korábbi ellenőrzéseket és a szervezetet érintő jelentős változásokat.

Az egyes tevékenységek kockázatait több szempont alapján értékeljük: pénzügyi jelentőség, jogszabályváltozás, korábbi megállapítások, kontrollok állapota, személyi vagy szervezeti változás, új feladatok, támogatások, beszerzések, jelentős kötelezettségvállalások és egyéb működési kockázatok.

A hosszabb távú terv meghatározza az ellenőrzés fő irányait, prioritásait és azt, hogy a szervezet lényeges, magasabb kockázatú területei megfelelő időközönként ellenőrzési figyelmet kapjanak.

Az éves tervben kijelöljük az ellenőrzési témákat, célokat, időszakokat, ellenőrzési típusokat, ütemezést és kapacitásigényt. A tervet a szervezet aktuális kockázataihoz, vezetői igényeihez és jogszabályi környezetéhez igazítjuk.

Minden vizsgálat előtt meghatározzuk a célt, tárgyat, hatókört, ellenőrzési kérdéseket, módszereket, dokumentumigényt és mintavételi megközelítést.

Dokumentumok, nyilvántartások, szerződések, bizonylatok, pénzügyi és számviteli adatok, szabályzatok és kontrollok vizsgálatával objektív ellenőrzési bizonyítékot gyűjtünk. Szükség szerint interjúkat, egyeztetéseket és elemző eljárásokat is alkalmazunk.

Vizsgáljuk a jogszabályoknak, belső szabályzatoknak és vezetői döntéseknek való megfelelést, valamint a pénzügyi elszámolások, számviteli nyilvántartások, kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, teljesítésigazolás, érvényesítés, utalványozás és egyéb gazdálkodási folyamatok megfelelőségét.

A rendszerellenőrzés egy teljes folyamat vagy kontrollrendszer kialakítását és működését értékeli. A teljesítmény-ellenőrzés a gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség szempontjából vizsgálja a feladatellátást.

Vizsgálható a támogatások odaítélése, felhasználása és elszámolása, a beszerzések és szerződéskötések szabályossága, a szerződések teljesítése, a leltározás, eszköznyilvántartás, selejtezés és a vagyon védelme.

A jelentés bemutatja a tényeket, megállapításokat, kockázatokat, következtetéseket és javaslatokat. A véglegesítést megelőzően biztosítjuk az észrevételezés és szakmai egyeztetés lehetőségét.

Az ellenőrzés valódi eredménye a feltárt probléma megszüntetése. Nyomon követjük a felelősöket, határidőket, a végrehajtást és szükség esetén utóellenőrzéssel értékeljük az intézkedések hatását.

Az éves jelentés összefoglalja az éves terv teljesítését, az elvégzett és soron kívüli vizsgálatokat, a tanácsadási tevékenységet, a lényeges tapasztalatokat, a belső kontrollrendszer értékelését és az intézkedési tervek megvalósulását.

A vezető a teljes év során tájékoztatást kaphat a jelentős kockázatokról, a terv végrehajtásáról, sürgős intézkedést igénylő kérdésekről, visszatérő problémákról és az intézkedések állapotáról. A belső ellenőr ezzel a felelős vezetői döntéshozatalt támogatja.

Önkormányzati és nemzetiségi önkormányzati környezetben közreműködünk a testület elé kerülő belső ellenőrzési anyagok szakmai előkészítésében: éves terv, éves ellenőrzési jelentés, jelentősebb tapasztalatok, intézkedések és – szükség szerint – a képviselők vagy közgyűlési tagok szakmai tájékoztatása.

A belső ellenőr – függetlenségének megőrzése mellett – támogathatja a vezetést új folyamatok, kontrollok és szabályozások kialakításának értékelésében, kockázatok azonosításában és vezetői döntések előkészítésében.

A rendszeresen működő belső ellenőrzés segíthet időben felismerni olyan hiányosságokat, amelyek külső ellenőrzés során is problémát jelenthetnek, és támogatja az ÁSZ, Magyar Államkincstár vagy más felügyeleti szervek megállapításaira tett intézkedések nyomon követését.